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5 STEPS
留学までの5ステップ

オンライン出願Q&A

1. オンライン出願と郵送による出願の違いは?

オンラインによる出願はこれまでの紙の申込書への記入と郵送に比べ、はるかに早いスピードで完了できる。またオンライン出願は未記入項目などがある場合には学校に送信できないため、記入洩れによる誤った出願を避けることができる。願書は直接フォーマット化されたEメールで学校の入学事務局へ届けられるため、郵送後の紛失や不着などの心配もない。

2. 学校は郵送による願書受付とオンラインによる願書受付のどちらを望むのか?

学校内の入学事務局の情報処理と管理のオンライン化に伴い、入学希望者からの願書をオンラインで受け付けることが一般的となっている。従来、学校は郵送によって届く出願者情報と内容をデータベースに入力し、入学手続きのためのプロセスを行ってきたが、作業的にみてもオンラインで届く内容を処理することは効率的である。これまで通り、郵送による出願の受付は存続するが、学校によっては情報処理のスピードと効率化を考え、オンライン出願を推進する動きが数多く見られる。オンライン出願者のほうが郵送による出願者より早く入学許可を受け取る理由はこうした学校内の情報処理の違いからとも言えよう。

3. 学校がオンライン出願を受理したことを出願者はどのように確認できるのか?

出願直後に、学校への出願が確実に行われたことを通知する“出願確認”が出願者宛てにEメールにて届けられる。学校の入学事務局が実際に入学手続きのプロセスに入ったことを通知するEメールが通常出願後、72時間以内に届けられる。

4. オンラインによる出願内容は、学校はどのような形で受け取っているのか?

ApplyESLを通したオンライン出願書はフォーマット化されたEメールで直接学校の入学事務局へ届けられる。従来の紙での出願書同様に取り扱われ、オンラインならではの情報処理の効率化と作業の簡易化を図ることもできる。また、ApplyESLのスタッフが学校と受信確認も必ず行う。


5. オンライン出願後に学校へ提出するものは?

学校の入学事務局が実際に願書を受理し、入学手続きのプロセスに入ったことを通知するEメールが届けられた後、必要に応じて学校から出願者個人宛てに入学に必要なその他の書類の案内があり、提出が求められる。学校の指示に基づき、それらを送ることで手続きが進んでいく。学校側が求める所定の必要書類と支払いが完了した時点で、正式に入学許可の書類が改めて郵送されてくる。

6. 申し込んだコース内容を変更するには?

申し込んだコースを何らかの理由で変更しなければならなくなった場合には、直ちに書面で学校側に連絡を入れなければならない。学校側が変更の通知を受け取り、手続きが終了した後、新しい内容での請求書や確認書が送られてくるので、内容に間違いが無いか確認しよう。

すでに授業料などを前納している場合、授業料の追加支払い、または差額の返金要求が必要。学校によって返金規定は違うので早めに確認しよう。通常、返金には時間を要することが多く、現地に着いてからという場合もあるが、銀行の手数料などで損をしない利点がある。また、追加で支払わなければいけない場合は、入学時に直接支払えばよいのか、事前に全納しなければいけないのかを確認すること。

また、滞在先に対しても変更の通知を忘れてはいけない。変更内容をなるべく早く連絡すること。特に、ホームステイ希望で滞在期間が短くなったり入学の日が大きく変わる場合には、至急連絡を入れるようにしよう。連絡が遅くなり受け入れ家庭に悪い印象を与えてしまうと、せっかくの留学生活がスタートからつまづいてしまうことがある。

7. 入学必要書類を送った後、学校から返事が来ない場合の対応方法は?

一日に大量の問い合わせを処理する学校担当者なども多く、学校からすぐに返事が返ってこない場合なども少なくない。返事が来ないからといってすぐにあきらめることなく、対応が遅い学校には根気よくメールや電話でアプローチをしてみることも大切。申込書を送付した日付、氏名、申込コース名、支払った申請料の金額、そして出願方法を明記して、至急、入学許可書が必要な旨を伝えよう。学校の休暇期間や祭日をはさむと、処理に若干の遅れが生じる。学校側が入学許可書を発送済みだと回答してきた場合でも、投函日から3週間以上経過しても届いていなければ、遠慮なく再送を依頼しよう。ビザの申請が必要な場合など、時間が迫っている場合には、 「Express Mail(速達)」で送ってもらうように依頼しよう。

8. 入学をキャンセルする場合の連絡方法は?

入学をキャンセルする場合は、手元に証拠が残るファックスやEメールで連絡をするとよい。もし、入学が近づいている場合は電話にて取り合えず連絡し、その後ファックスやEメールにて通知しよう。電話で伝えたときは、必ず応対してくれた相手の名前を聞いておこう。そして、後日確認する際に「○月○日に×××さんにお伝えしましたが」という一文を添えておきたい。通常は申請料や滞在手配料などは返金されない。授業料などについては各学校によって規則があるので、学校案内などで確認後、詳細は直接問い合わせること。

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