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オンラインの出願であっても郵送による出願であっても、どちらの場合も学校への正式な出願行為としてみなされる。オンラインによる出願はこれまでの紙の申込書への記入と郵送に比べ、簡単で確実に誰にでもできるものであり、はるかに早いスピードで出願行為を完了できる。またオンライン出願の際は全ての必要項目が記入されていることが確認され、未記入項目がある場合には学校へ送信されないため、記入漏れによる誤った出願を避けることができる。願書は直接、学校の入学事務局へ届けられるため郵送後の紛失や未着などの心配もない。
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2. 学校は郵送による願書受付とオンラインによる願書受付のどちらを望むのか？
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学校内の入学事務局の情報処理と管理のオンライン化に伴い、入学希望者からの願書をオンラインで受け付けることが一般的となっている。従来、学校は郵送によって届く出願者情報と内容をデータベースに入力し、入学手続きのためのプロセスを行ってきたが、作業的にみてもオンラインで届く内容を処理することは効率的である。これまで通り、郵送による出願の受付は存続するが、学校によっては情報処理のスピードと効率化を考え、オンライン出願を推進する動きが数多く見られる。オンライン出願者のほうが郵送による出願者より早く入学許可を受け取る理由はこうした学校内の情報処理の違いからとも言えよう。
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3. 学校がオンライン出願を受理したことを確認するには？
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ApplyESLでは、学校への出願が確実に行われたことを通知する“出願確認”が出願者宛てに電子メールにて届けられる。その後、学校の入学事務局が実際に入学手続きのプロセスに入ったことを通知する電子メールが通常出願後、７２時間以内に届けられる。
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4. オンラインによる出願内容は、学校はどのような形で受け取っているのか？
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ApplyESLを通してオンライン出願された入学者情報と申込内容は、所定のフォーマット形式にて学校へ届けられる。オンラインならではの情報処理の効率化と作業の簡易化を図ることができ、一方で従来の紙での出願書同様に取り扱うこともできる。
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学校の入学事務局が実際に願書を受理し、入学手続きのプロセスに入ったことを通知する電子メールが届けられた後、必要に応じて学校から出願者個人宛てに入学に必要なその他の書類の準備と提出が求められ、それらを郵送することで手続きの完了へと進んでいく。学校側が求める所定の必要書類と支払いが完了した時点で、正式に入学許可の書類が改めて郵送されてくることになる。
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申し込んだコースを何らかの理由で変更しなければならなくなった場合には、直ちに書面で学校側に連絡を入れなければならない。これはオンライン出願であろうと、郵送による出願であろうと同じこと。学校側が変更の通知を受け取り、手続きが終了したら、新しい内容での請求書や確認書を送ってくるので、その内容で間違いが無いか確認しよう。
すでに授業料などを前納している場合、コース変更に伴って対応しなければならないのが、授業料の追加支払い、または差額の返金要求である。通常、返金には時間を要することが多く、現地に着いてから、という場合もある。入学時に現地で返金してもらうようにすると、銀行での手数料などで損をすることがない。また、追加で支払わなければいけない場合は、入学時に直接支払えばよいのか、あくまで事前に全納していなければいけないのか、を確認すること。
また、滞在先に対しても変更の通知を忘れてはいけない。学校経由で手配を頼んでいる場合には、その辺の調整をしてくれるが、自分で手配している場合には、変更内容をなるべく早く連絡すること。特に、ホームステイ希望で、滞在期間を延ばす場合にはトラブルになることは少ないが、短くする場合、あるいは入学の日が大きく変わる場合には、とにかく至急連絡を入れること。この連絡が遅れると、受け入れ家庭に印象を悪くすることになり、折角の留学生活がつまらないものになったりする。部屋数を多く持つ寮の場合には融通がきくとはいえ、事前連絡は必須である。
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7. 入学必要書類を送った後、学校から返事が来ない場合の対応方法は？
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必要書類をすべて送ったにもかかわらず、学校から何も返事がない場合には、催促をする必要がある。その場合は、申込書を送付した日付、氏名、申込コース名、支払った申請料の金額、そして出願方法を明記して、至急、入学許可書を送って欲しい旨催促する。学校の休暇期間や祭日をはさむと、処理に若干の遅れが生じたり、紙の出願書の場合、郵便事情にも影響が出るので、とりあえず、電子メールで確認してみることをお勧めする。もしも学校側が発送済みだと回答してきた場合で、投函日から3週間以上経過しても届いていなければ、遠慮なく再送を依頼しよう。ビザの申請が必要な場合など、時間が迫っている場合には、「Express Mail(速達)」で送ってもらうように依頼しよう。
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どんな事情であろうと、入学をキャンセルする場合は必ず書面で行うことが原則。欧米、オセアニアなど速達航空郵便（Express Air Mail）を使えば1週間で先方に届くはずだ。もし、入学が近づいている場合は電話、またはファックス、電子メールで取りあえず連絡し、その後書面にて通知すること。電話で伝えたときは、必ず応対してくれた相手の名前を聞いておこう。そして、後日出す書面に「○月○日に×××さんにお伝えしましたが」という一文を添えておきたい。通常は申請料や滞在手配料などは返金されない。授業料などについては各学校によって規則があるので、学校案内などで確認後、詳細は直接聞いてみること。
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